Електронни фактури, които машините разбират
Модул e-Invoice EU — фактури и кредитни известия по европейския стандарт EN 16931, автоматично
Накратко
Електронната фактура е фактура в структуриран формат, в която всяко поле има точно определено място и значение по европейския стандарт EN 16931. Получателят я зарежда директно в счетоводната си програма — без ръчно въвеждане и без риск от грешка при препис.
PDF-ът е картинка. Институциите искат данни.
Когато изпратите фактура в PDF, отсрещният счетоводител я отваря, чете я с очите си и я въвежда на ръка в своята програма. Всяко такова въвеждане е възможност за грешка — сбъркана цифра, разменена дата, пропуснат ред.
Затова Европейският съюз прие общ стандарт — EN 16931. Публичните възложители в ЕС са задължени да приемат фактури в този формат по Директива 2014/55/ЕС, а все повече държави разширяват изискването и към отношенията между фирми.
Важното за вас: сканиран или прикачен PDF не е електронна фактура по смисъла на стандарта. Електронна е само тази, която програмата отсреща може да прочете сама.
Разликата с едно изречение
PDF фактура — чете се от човек.
Електронна фактура — чете се от програма.
Какво прави модулът
Модулът е част от CRM системата и работи по данните, които вече са в нея. Не въвеждате нищо повторно — фактурата, която сте издали, се превръща в структуриран документ.
Издава документа
Превръща всяка фактура и всяко кредитно известие в структуриран файл — за преглед в браузъра или за изтегляне.
Прикача го сам
При включена настройка файлът се добавя автоматично към имейла всеки път, когато изпращате документ на клиента.
Превежда единиците
„месеца“, „брой“, „година“ стават кодовете, които стандартът изисква — по международната номенклатура UN/ECE.
Определя ДДС
Задава ДДС категорията на всеки ред според начисления данък и групира данъчните основи по ставки.
Свързва документите
Кредитното известие носи връзка към фактурите, по които е приложено — както изисква стандартът.
Дава ви контрола
Съдържанието на документа се управлява чрез шаблони, които редактирате вие — не е заключено в програмния код.
Настройва се веднъж. После работи само.
Цялата подготовка отнема няколко минути и се прави еднократно от администратор. След това никой не мисли за електронни фактури — те просто излизат.
- Активиране. Модулът се включва и създава всички настройки със стойности по подразбиране.
- Данни на дружеството. Име, адрес, град, пощенски код, държава и ЕИК — те отиват в раздела за доставчик на всеки документ.
- Настройки на модула. Банкови данни, режим по ДДС и държава по подразбиране.
- Шаблони. По един за фактура и за кредитно известие, избрани като шаблони по подразбиране.
- Проверка. Пробен документ, качен в официалния валидатор на Европейската комисия.
Ние го правим вместо вас
Настройката, шаблоните и проверката срещу валидатора ги поемаме ние. Вие получавате модула вече конфигуриран за вашето дружество — с вашите банкови данни, вашия режим по ДДС и потвърден резултат от проверката.
Какво стои зад автоматиката
Стандартът е взискателен към подробностите. По-долу е какво модулът поема вместо вас — и защо документите излизат валидни от първия път.
ДДС категории без ръчна работа
Стандартът иска всеки ред да носи ДДС категория, а документът — обобщение по ставки. Модулът определя категорията сам, според данъка на съответния ред.
Ако дружеството не е регистрирано по ЗДДС, всички редове получават избраната категория заедно с основанието за неначисляване, а ЕИК-ът се подава като данъчен регистрационен номер. При последваща регистрация се превключва една настройка и ДДС номерът тръгва автоматично.
Четирите категории
От „брой“ към C62
Във фактурите мерната единица се пише свободно — „месеца“, „брой“, „година“. Стандартът обаче изисква кодирана стойност по международната номенклатура UN/ECE Recommendation 20.
Модулът прави превода по таблица, която идва предварително попълнена с около 45 единици и се редактира от настройките. Ако се появи непозната единица, се използва кодът по подразбиране — документът остава валиден, а вие добавяте новата единица, когато я забележите.
Няколко примера
| брой | C62 | час | HUR |
| ден | DAY | месец | MON |
| година | ANN | комплект | SET |
| килограм | KGM | литър | LTR |
| метър | MTR | кв. метър | MTK |
Съдържанието остава ваше
Структурата на издавания файл се описва в шаблон — постоянен текст плюс променливи, които при издаване се заместват с данните на конкретния документ. Редакторът показва отстрани всички налични променливи и ги вмъква с едно кликване.
Има отделни блокове, които се повтарят за всеки ред на документа, за групираните данъчни основи и за фактурите, по които е приложено кредитно известие.
Бутон „Провери“ над полето установява дали структурата е коректна, без да е нужно да издавате документ. Може да се повтаря колкото пъти е нужно.
Вътрешните бележки остават вътре
Коментарите, оставени в шаблона за нуждите на поддръжката, се премахват от файла, който получава клиентът. Настройката е включена по подразбиране.
ДДС номер или ЕИК — модулът различава сам
Едно от най-честите места, където електронните фактури сечупят, е идентификаторът на клиента. В картоните на клиентите някой е записал ЕИК в полето за ДДС номер, друг е пропуснал кода на държавата.
Модулът разпознава идентификатора по вида му, а не по полето, в което е записан: номер с код на държавата отпред се третира като ДДС номер, а само от цифри — като ЕИК. Така документът излиза правилен независимо от това как са попълнени картоните.
И банковите данни
IBAN се въвежда с интервали или без — те се премахват при издаване. Ако IBAN не е попълнен, разделът за плащане отпада изцяло, защото празен раздел би направил документа невалиден.
Проверено срещу официалния валидатор
Европейската комисия поддържа безплатна услуга, която проверява електронни фактури срещу изискванията на стандарта. Всеки нов или променен шаблон минава през нея, преди да влезе в употреба.
Резултат SUCCESS с нула грешки и нула предупреждения означава, че документът отговаря на стандарта и може да се изпраща. Всяка забележка идва с номер на правило, по който се проследява точно кое изискване не е изпълнено.
Проверката се прави в браузъра — изпратеният файл не се съхранява и не се предава на трети страни.
Защо това има значение
Един невалиден документ, приет от контрагента, е проблем чак когато го отхвърли неговата счетоводна система — обикновено в най-неудобния момент. Проверката предварително премахва този риск.
Кой печели най-много от модула
Ползата расте с обема на фактурите и със строгостта на отсрещната страна.
Доставчици на публичния сектор
Работата с институции в ЕС предполага приемане на фактури по EN 16931. Модулът покрива изискването без отделна платформа.
Фирми с клиенти в ЕС
Все повече европейски контрагенти приемат само структурирани фактури. Изпращате им формата, който системите им очакват.
Абонаментни услуги
При десетки или стотици еднотипни фактури месечно ръчното прикачване просто не е вариант. Тук автоматиката се усеща веднага.
Счетоводни къщи
Структурираният документ се зарежда директно, вместо да се въвежда на ръка — по-малко работа и по-малко грешки от препис.
Задължително ли е електронното фактуриране в България?
Към момента не. За сделки между частни фирми в България няма въведен краен срок и няма задължителен формат — хартиената фактура и обикновената електронна фактура, например PDF по имейл, остават равностойни по закон, стига получателят да е съгласен.
Задължение съществува само в определени посоки и е важно те да не се бъркат помежду си.
| Направление | Състояние |
|---|---|
| Сделки с държавата и общините | Задължително. Публичните възложители в Европейския съюз приемат структурирани електронни фактури по стандарта EN 16931 съгласно Директива 2014/55/ЕС, в сила от 2019–2020 г. |
| Сделки между фирми в България | Няма задължение и няма гласувана дата за въвеждането му. Преминаването към електронни фактури е доброволно. |
| SAF-T отчитане пред НАП | Въвежда се поетапно, като започва от големите предприятия. Това е данъчно отчитане, а не изискване за формата на самите фактури — двете често се бъркат, но са различни неща. |
| Трансгранични сделки в ЕС | Европейският съюз подготвя задължително цифрово отчитане на трансграничните доставки в рамките на инициативата за ДДС в цифровата ера. |
Информацията е с обща цел и не представлява правен или счетоводен съвет. Проверявайте актуалното състояние на изискванията при вашия счетоводител.
Защо да не чакате срока
- Клиентите ви питат вече. Публичните възложители изискват формата днес, а все повече големи европейски контрагенти приемат само структурирани фактури.
- Преходът в последния момент е скъп. Настройка, шаблони и проверка отнемат няколко часа, когато има време — и седмици, когато има срок.
- Ползата не зависи от закона. По-малко ръчно въвеждане отсреща, по-малко грешки от препис и по-бързо обработено плащане.
Кога е моментът
Най-подходящият момент за преминаване е тогава, когато няма краен срок. Внедряването върви спокойно, шаблоните се проверяват без напрежение, а екипът свиква с процеса, преди той да стане задължителен.
Често задавани въпроси
Задължително ли е в България
Задължително ли е електронното фактуриране в България?Към момента не. За сделки между частни фирми в България няма въведен краен срок и няма задължителен формат: хартиената фактура и обикновената електронна фактура, например PDF по имейл, остават равностойни по закон, стига получателят да е съгласен. Задължение има при сделките с държавата и общините, където публичните възложители в Европейския съюз приемат структурирани електронни фактури по стандарта EN 16931 съгласно Директива 2014/55/ЕС. Информацията е с обща цел и не представлява правен съвет.
Електронна фактура срещу SAF-T
Каква е разликата между електронна фактура и SAF-T отчитане?Двете често се бъркат, но са различни неща. Електронната фактура е самият документ, издаден в структуриран формат по стандарта EN 16931, който получателят зарежда в счетоводната си програма. SAF-T е формат за периодично отчитане на счетоводни данни пред данъчната администрация, който се въвежда поетапно и започва от големите предприятия. SAF-T не определя как трябва да изглеждат фактурите ви и не заменя електронното фактуриране.
PDF срещу електронна фактура
Каква е разликата между PDF фактура и електронна фактура?PDF фактурата се чете от човек. Електронната фактура се чете от програма: всяко поле в нея има точно определено място и значение, описани в европейския стандарт EN 16931. Затова получателят може да я зареди директно в счетоводната си програма, без ръчно въвеждане и без риск от грешка при препис. Сканиран или прикачен PDF не е електронна фактура по смисъла на стандарта.
Формати на документите
В какъв формат се издават документите?В UBL 2.1 като XML, което е форматът, който институциите и счетоводните програми в Европейския съюз очакват. Модулът поддържа и JSON за обмен със собствени системи. И двата формата следват европейския стандарт EN 16931.
Допълнителна работа за служителите
Трябва ли служителите да правят нещо допълнително при всяка фактура?Не, ако е включено автоматичното прикачване. След еднократната настройка електронният файл се добавя към имейла всеки път, когато фактура или кредитно известие се изпраща на клиента. Служителят работи както досега. При нужда документът може да се отвори за преглед в браузъра или да се изтегли ръчно.
Заменя ли фактурата в системата
Заменя ли електронната фактура фактурата в системата?Не. Електронният документ е допълнителен файл, издаден по данните на съществуващата фактура. Той не променя нищо в нея и не заменя нейното място в системата. Номерацията, сумите и записите остават същите.
Нерегистрирани по ЗДДС дружества
Работи ли модулът, ако дружеството не е регистрирано по ЗДДС?Да. В настройките се посочва, че дружеството не е регистрирано, и тогава всички редове получават избраната категория без начислен данък заедно с основанието за неначисляване, например по чл. 113, ал. 9 от ЗДДС. Стандартът изисква в този случай документът да съдържа данъчен регистрационен номер и модулът подава ЕИК-а. При последваща регистрация настройката се превключва и ДДС номерът започва да се подава автоматично.
Определяне на ДДС категория
Как се определя ДДС категорията на всеки ред?Автоматично, според данъка, начислен на реда. Категория S при стандартна или намалена ставка, Z при нулева ставка, E при освободена доставка и O при доставка извън обхвата на ДДС. Освен това документът съдържа обобщение, в което данъчните основи и данъкът се групират по ставки, включително когато една фактура съдържа редове с различни ставки.
Промяна на съдържанието
Може ли съдържанието на документа да се променя?Да. Структурата на файла се описва в шаблон, който съдържа постоянния текст и променливи, заместващи се с данните на конкретния документ. Шаблоните се редактират от екрана, без намеса в програмния код, и имат бутон за проверка на структурата, който може да се използва колкото пъти е нужно преди запис.
Съответствие със стандарта
Как да сме сигурни, че документът отговаря на стандарта?Европейската комисия поддържа безплатна услуга за проверка на електронни фактури срещу изискванията на стандарта. Издаденият файл се качва там и резултат SUCCESS с нула грешки и нула предупреждения означава, че документът може да се изпраща. Препоръчително е всеки нов или променен шаблон да мине през тази проверка. Проверката се извършва в браузъра и файлът не се съхранява.
Следваща стъпка
Ако вече издавате фактури в системата, модулът се добавя без промяна в начина, по който работите. Настройваме го за вашето дружество, подготвяме шаблоните и ви показваме резултат от официалния валидатор, преди да пуснете първата електронна фактура към клиент.
Разгледайте и останалите ни направления: модул Застраховане за застрахователни брокери, CRM системи, ERP и CRM решения и AI решения.