Имейл интеграция за запитвания

Как входящи имейли от форми да се превръщат в запитвания.

CRM Академия / Запитвания

Имейл интеграция за запитвания

Имейл интеграцията превръща входящи имейли от специална пощенска кутия автоматично в запитвания - удобно, когато сайтът ви праща имейли от контактна форма, а не иска директна връзка към CRM системата.

Темата е част от раздел Запитвания. Вижте още: внос от WordPress формуляр, форма за запитвания на сайта, източници на запитвания.

Видео урок

Страницата е готова за публикуване. Когато видеото бъде записано, тук може да се добави плеър, без да се променя основният URL.

Виж стъпките

Стъпки за настройка

Създайте нова, отделна пощенска кутия само за тази цел (напр. leads@вашия-домейн.bg).
Отворете Настройки → Запитвания → Имейл интеграция.
Въведете IMAP сървър, имейл адрес, парола и вид криптиране.
Задайте източник, статус и отговорник по подразбиране за внесените запитвания.
Изберете интервал на проверка (препоръчително минимум 10 минути).
Натиснете „Тествай IMAP връзка“, за да потвърдите, че данните са коректни.
Насочете формуляра на сайта си да изпраща скрито копие (BCC) към новата пощенска кутия.

Важно да знаете

Функцията е чувствителна към настройка - следвайте стъпките внимателно, преди да я включите за реални клиенти.
Ако запитване вече е конвертирано в клиент, нови имейли от него не се записват автоматично.
Запитвания, маркирани като junk, също не приемат нови имейли и известия.
Прикачените файлове от имейла се внасят автоматично заедно със запитването.
При Gmail/G-Suite може да е нужен специален пароли за приложения при активирана двуфакторна автентикация.

Добра практика

Никога не използвайте лична или общофирмена пощенска кутия за тази интеграция - тя трябва да служи само за внос на запитвания. Ако пощата вече съдържа много стари писма, изключете временно известията и отметката „само непрочетени“ при първото пускане, за да не залеете екипа с известия за стари писма.

Трябва ли да е нов имейл адрес?

Да, силно препоръчително - използвайте отделна пощенска кутия само за внос на запитвания, не адрес, който ползвате за обичайна комуникация.

Какво се случва, ако клиент вече е в системата?

Ако запитването вече е със статус „Клиент“, входящият имейл не се записва - системата приема, че случаят е приключен.

Как да проверя дали настройката работи?

Чрез бутона „Тествай IMAP връзка“ в настройките - той проверява дали данните за достъп до пощенската кутия са коректни.