Създаване на проформа

CRM Академия / Продажби

Създаване на проформа

Проформата е предварителен финансов документ - показва на клиента какво ще плати, преди да издадете реална фактура. Полезна е при по-големи поръчки, когато клиентът трябва първо да потвърди сумата и условията.

Темата е част от раздел Продажби. Вижте още: преобразуване на проформа във фактура, артикули и продукти, изпращане на проформа по имейл.

Практически стъпки

1. Отворете Продажби → Проформи → Нова проформа.
2. Изберете клиент - ако още го няма в системата, добавете го първо от раздел Клиенти.
3. Проверете автоматично попълнените данни за фактуриране и доставка; коригирайте при нужда (промяната важи само за тази проформа).
4. Проверете номера на проформата - увеличава се автоматично, но следващият номер може да се зададе ръчно от настройките.
5. Добавете артикули с бутона за добавяне - изберете от предварително създадени артикули или въведете нов ред.
6. Задайте търговски агент, ако искате проформата да участва в справката по продажби.
7. Добавете вътрешна бележка (само за екипа) или клиентска бележка (вижда се в PDF/HTML документа), ако е нужно.
8. Запазете - статусът е чернова по подразбиране и се сменя автоматично на „Изпратена“, когато проформата бъде изпратена на клиента.

Валута и условия

Валутата се задава по подразбиране от системните настройки или от валутата на клиента - ако клиентът вече е с фиксирана валута, тя не може да се променя за отделна проформа. Предварително зададени условия (Setup → Настройки → Финанси → Проформи) се попълват автоматично при всяка нова проформа, но може да ги редактирате конкретно за случая.

Може да добавите и корекция (надбавка или отстъпка) към общата сума, без да местите отделните редове с артикули.

Добра практика

Всяка проформа пази собствено копие на артикулите и цените - промяна на цена в главния списък с артикули не засяга вече издадени проформи. Това е важно да го знаете, ако актуализирате цените си редовно: старите оферти към клиенти остават коректни исторически.